Linalca Informática

Tratamiento de datos

Objetivo

La implementación de la presente Política tiene como fin dar cumplimiento a las normas y regulaciones establecidas en la República de Colombia en relación con la protección de datos personales. De este modo, Linalca Informática S.A.  se compromete a garantizar los derechos de las personas vinculadas a la compañía y promover buenas prácticas para el cumplimiento de sus deberes y compromisos con los proveedoresclientes y demás socios de negocios. 

Alcance

La política de tratamiento de la información se desarrolla en cumplimiento de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política Colombiana, de los artículos 17 literal k) y 18 literal f) de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la Protección de Datos Personales (LEPD); y del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley anterior. 

Esta política será aplicable a todos los datos personales registrados en bases de datos que sean objeto de tratamiento por el responsable del tratamiento. 

Definiciones

Establecidas en el artículo 3 de la LEPD (Ley Estatutaria de Protección de Datos) y el artículo 3 del Decreto 1377 de 2013. 

Definiciones

  • NTC ISO/IEC 27001:13 Control A.18 Cumplimiento, A.18.1.2 Derechos de Propiedad Intelectual 
  • Constitución Política de Colombia 1991, Artículo 15, De los Derechos, las Garantías y los Deberes. 
  • Ley 1581 de 2012, la cual se dictan disposiciones generales para la Protección de Datos Personales. Para conocer más de esta Ley,   
  • Decreto 1377 de 2013, Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.  
  • Documento Interno: LC-MAN-082 Manual de Políticas de seguridad de la información 

Política

Autorización de la Política de Tratamiento

De acuerdo con el artículo 9 de la LEPD (Ley de protección de datos), para el tratamiento de datos personales se requiere la autorización previa e informada del titular. Mediante la aceptación de la presente política, todo titular que facilite información relativa a sus datos personales está consintiendo el tratamiento de sus datos por parte de Linalca en los términos y condiciones recogidos en la misma. No será necesaria la autorización del titular cuando se trate de:  

  1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.  
  2. Datos de naturaleza pública.  
  3. Casos de urgencia médica o sanitaria.  
  4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.  
  5. Datos relacionados con el Registro Civil de las personas. 

Responsable del Tratamiento

El responsable del tratamiento de las bases de datos objeto de esta política es Linalca Informática S.A. a través del área de mercadeo para el tratamiento de las bases de datos de los clientes, cuyos datos de contacto son los siguientes: 

  • Dirección: Carrera 13 79-50 Bogotá D.C. 
  • Correo electrónico: servicioalcliente@linalca.com  
  • Teléfono: (571) 6351055 

Tratamiento y Finalidades de las Bases de Datos

Linalca Informática, en el desarrollo de su actividad comercial, lleva a cabo el tratamiento de datos personales relativos a personas naturales que están contenidos y son tratados en bases de datos destinadas a finalidades legítimas, cumpliendo con la Constitución y la Ley.  La compañía cuenta con las siguientes bases de datos en las cuales debe gestionar: 

Base de datos 

Finalidad 

Clientes 

Mercadeo, comercial, cartera: promociones, comunicados, invitaciones a eventos, otras finalidades. 

Empleados 

Recursos humanos; gestión de nóminas; gestión contable, fiscal y administrativa; historial clínico; análisis de perfiles; otras finalidades 

Proveedores 

Gestión contable, fiscal y administrativa; otras finalidades 

El tratamiento de los datos sensibles puede desarrollarse cuando:  

  1. El titular haya dado su autorización explícita para el tratamiento de los datos sensibles, salvo en los casos previstos en la ley en los que no sea necesaria la correspondiente autorización.  
  2. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos casos, los representantes legales deberán otorgar su autorización, los casos excepcionales en los que no se requiera autorización por el representante legal son los siguientes: 
  • Información requerida por una entidad pública o administrativa  
  • En ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial  
  • Datos de naturaleza pública 
  • Casos de urgencia médica o sanitaria  
  • Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos  
  • Datos relacionados con el registro civil de las personas  

3. El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.  

4. El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.  

5. El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares de los datos personales. 

Ejercicio de los Derechos de los Titulares

De acuerdo con el artículo 8 de la LEPD y a los artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2013, los Titulares de los datos pueden ejercer una serie de derechos en relación con el tratamiento de sus datos personales. Estos derechos podrán ser ejercidos por las siguientes personas:  

  1. Por el Titular, quién deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable. 
  2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad. 
  3. Por el representante legal y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento. 
  4. Por estipulación a favor de otro y para otro. 

Derechos de los Titulares de los Datos Personales

Los derechos del Titular son los siguientes: 

  • Derecho de acceso o consulta: Se trata del derecho del Titular a ser informado por el responsable del tratamiento, previa solicitud, respecto al origen, uso y finalidad que se les han dado a sus datos personales.  
  • Derechos de quejas y reclamos. La Ley distingue cuatro tipos de reclamos:  
  • Reclamo de corrección: El derecho del Titular a que se actualicen, rectifiquen o modifiquen aquellos datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.  
  • Reclamo de supresión: El derecho del Titular a que se supriman los datos que resulten inadecuados, excesivos o que no respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. 
  • Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento: Salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la LEPD.  
  • Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones: El Titular o causahabiente solo podrá elevar esta queja una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento. 

Derechos de los Titulares de los Datos Personales

Los derechos de los niños, niñas y adolescentes tienen una protección especial y prevalecen en el tratamiento de los datos personales. De acuerdo con lo anterior, Linalca Informática S.A. velará por el adecuado uso de los mismos tal como se establece a continuación y teniendo en cuenta lo establecido en el Manual de Políticas de Seguridad de la Información LC-MAN-082. Para el tratamiento de los datos personales de los menores de edad deberán cumplirse los siguientes parámetros:  

  1. La finalidad del tratamiento responderá en todo momento al interés superior de los niños, niñas y adolescentes.  
  2. Asegurar el respeto de los derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes. 
  3. Tener en cuenta la opinión del menor de edad de acuerdo con su madurez. 
  4. Cumplir con los requisitos previstos en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, la Sentencia C-748 de 2011 y las normas legales vigentes que regulen lo relacionado con la protección de los datos personales. Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos. De esta forma, es necesaria la autorización previa otorgada por el representante legal para el tratamiento de los datos personales del menor de edad.  

Atención a los Titulares de Datos

El personal encargado de Servicio al cliente dentro la compañíaserá el encargado de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el Titular de los datos puede ejercer sus derechos. Teléfono: (71) 601 6351055 Ext. 1101. Correo electrónico: servicioalcliente@linalca.com 

Procedimientos para Ejercer los Derechos del Titular

Derecho de acceso o consulta

Según el artículo 21 del Decreto 1377 de 2013, el Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales en dos casos: 

  1. Al menos una (1) vez cada mes calendario. 
  2. Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.  

Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, Linalca Informática S.A. solamente podrá cobrar al Titular gastos de envío, reproducción y en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, el responsable deberá demostrar a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando ésta así lo requiera, el soporte de dichos gastos.  

El Titular de los datos puede ejercitar los derechos de reclamo sobre sus datos mediante un escrito dirigido a Linalca Informática S.A. a través del correo electrónico servicioalcliente@linalca.com, indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”, o por medio de correo postal remitido a carrera 13 79-50, Bogotá D.C. La solicitud debe contener los siguientes datos: 

  • Nombre y apellidos del Titular.  
  • Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento que acredita tal representación.  
  • Petición en que se concreta la solicitud de acceso o consulta.  
  • Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.  
  • Documentos acreditativos de la petición formulada, cuando corresponda.

El Titular podrá elegir una de las siguientes formas de consulta de la base de datos para recibir la información solicitada:  

  • Visualización en pantalla.  
  • Por escrito, con copia o fotocopia remitida por correo certificado o no.  
  • Correo electrónico u otro medio electrónico.  
  • Otro sistema adecuado a la configuración de la base de datos o a la naturaleza del tratamiento, ofrecido por la compañía.  

Una vez recibida la solicitud, el Asistente de Servicio al Cliente da respuesta a la petición de consulta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso puede superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Estos plazos están fijados en el artículo 14 de la LEPD.  

Una vez agotado el trámite de consulta, el Titular o causahabiente puede elevar la queja correspondiente ante la Superintendencia de Industria y Comercio.  

Derechos de quejas y reclamos

El Titular de los datos puede ejercitar los derechos de reclamo sobre sus datos mediante un escrito dirigido al Linalca Informática S.A. al correo electrónico servicioalcliente@linalca.com indicando en el Asunto “Queja o Reclamo por solicitud de consulta de datos”, o a través de correo postal remitido a Carrera 13 79-50, Bogotá D.C. La solicitud debe contener los siguientes datos:  

  • Nombre y apellidos del Titular. 
  • Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.  
  • Descripción de los hechos y la petición en que se concreta la solicitud de corrección, supresión, revocación o infracción.  
  • Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.  
  • Documentos acreditativos de la petición formulada que se quieran hacer valer, cuando corresponda.  

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.  

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.  

La compañía resolverá la petición de consulta, en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha probable en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso puede superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.  

Una vez agotado el trámite de reclamo, el Titular o causahabiente puede elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.  

Transferencia de Datos a Terceros Países

De acuerdo con el Título VIII de la LEPD, se prohíbe la transferencia de datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los que la ley exige a sus destinatarios. Esta prohibición no regirá cuando se trate de:  

  1. Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia.  
  2. Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública. 
  3. Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable.
  4. Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.
  5. Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el responsable del tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular.
  6. Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.  

En los casos no contemplados como excepción, corresponderá a la Superintendencia de Industria y Comercio proferir la declaración de conformidad relativa a la transferencia internacional de datos personales. El Superintendente está facultado para requerir información y adelantar las diligencias tendientes a establecer el cumplimiento de los presupuestos que requiere la viabilidad de la operación.  

Las transmisiones internacionales de datos personales que se efectúen entre un responsable y un encargado para permitir que el encargado realice el tratamiento por cuenta del responsable, no requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento, siempre que exista un contrato de transmisión de datos personales.  

Transferencia y Transmisión de Datos a Terceros

Con el fin de garantizar la protección de los datos personales contenidos en las bases de datos, será obligatoria la suscripción de un contrato de transferencia o transmisión de datos personales con un tercero dentro de la República de Colombia cuando sea necesario el tratamiento de los datos personales para la ejecución de las relaciones contractuales. 

Conforme a lo anterior, todos los contratos suscritos deberán establecer el objeto de la transferencia o transmisión, las condiciones mínimas de seguridad, las obligaciones para el responsable o encargado del tratamiento de los datos (según sea el caso), las finalidades del tratamiento, los derechos de los Titulares y las demás disposiciones que regulen el adecuado tratamiento de los datos personales contenidas en las bases de datos de Linalca Informática S.A. conforme a los parámetros establecidos en el presente documento.  

Vigencia de las Bases de Datos

Las bases de datos, de responsabilidad de Linalca Informática S.A., serán objeto de tratamiento durante el tiempo que sea razonable y necesario para la finalidad para la cual son recabados los datos. Una vez cumplida la finalidad o finalidades del tratamiento, y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, la compañía procederá a la supresión de los datos personales en su posesión, salvo que exista una obligación legal o contractual que requiera su conservación. Por todo ello, dichas bases de datos han sido creadas sin un periodo de vigencia definido.  

Registro Nacional de Base de Datos

Linalca Informática S.A. en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, del capítulo 26 del decreto 1074 de 2015 y del Decreto 090 de 2019 por el cual se modifican los artículos 2.2.2.26.1.2 y 2.2.2.26.3.1 del Decreto 1074 de 2015, ha realizado el registro de sus bases de datos en el RNBD – Registro Nacional de Base de Datos ante la Superintendencia de Industria y Comercio, entidad que tiene a cargo la administración del Registro Nacional de Bases de Datos. 

Registros

  • Autorización Clientes Habeas Data 
  • LC-FM-031 Creación de clientes y Solicitud de crédito 
  • LC-FM-164 Acuerdo Confidencialidad Contratistas de Servicios 
  • LC-FM-012 Registro para Estudio y Preselección de Proveedores 
  • LC-FM-027 Contrato Individual de Trabajo a Término Indefinido 

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